Базовые принципы взаимодействия с контрагентами в сфере внешнеэкономической деятельности

Основа внешнеэкономической деятельности – контрактные взаимоотношения с иностранными контрагентами.

Сталкиваясь в своей работе с проблемами наших клиентов, которые возникают у них в сфере ВЭД, мы обращаем внимание на то, что зачастую эти проблемы произрастают из пренебрежения самыми базовыми принципами работы, многие из которых с большой вероятностью могут свести на нет выгоду от контрактных отношений.

В рамках настоящей публикации уделим внимание некоторым из этих принципов и раскроем их значение.

Проверка контрагента

Заключая контракт, участник ВЭД должен понимать, с кем он его заключает.

Оказывая юридическую помощь участникам ВЭД, мы видим, что львиную долю проблем, которые возникают у наших клиентов, можно было бы избежать, осуществив простую проверку контрагента на благонадежность до заключения контракта.

Очень много информации можно почерпнуть из открытых источников и интернета.

Например, в России можно легко найти следующие сведения о компании:

регистрационные данные, содержащиеся в ЕГРЮЛ;
взаимосвязи с другими компаниями;
объявления, связанные с банкротством компании (на сайте газеты «Коммерсантъ»);
судебные дела, участником которых она являлась и является, а также судебные решения по ним;
информация о наличии задолженности в службе судебных приставов;
отзывы о компании в интернете.

Подобную проверку можно провести и в отношении компаний, являющихся резидентами любой другой страны, если знать, к кому обратиться за получением соответствующей информации.

Содержание контракта

Многие при заключении контракта даже не знакомятся с его содержанием. Другие не руководствуются его положениями в период действия контракта.

Например, в контракте может быть указано, что товары поставляются (услуги оказываются) на основании надлежащим образом оформленных заявок. Иногда даже установлена их форма.

Несмотря на это некоторые считают возможным приступить к исполнению контракта на основании заявок, принятых по телефону, по скайпу и т.д.

Некоторые принимают во внимание как важные условия только основной предмет и цену контракта.

Однако в контракте практически каждое условие имеет определенный смысл и может выйти на первый план в той или иной ситуации:

порядок приемки товаров (услуг);
сроки предъявления претензий;
размер ответственности и условия ее наступления;
подсудность;
применимое право;
способы связи, электронные адреса, номера телефонов, переписка по которым будет носить официальный характер в рамках контракта;
и т.д.

Данный список можно продолжать очень долго.

Важно лишь то, что текст контракта – это правила игры. А в игре тот, кто плохо ориентируется в правилах, чаще всего проигрывает.

Форма контракта

Сегодня, с учетом того, как интернет ускоряет взаимодействие по всему миру, контракты в большинстве случаев заключаются посредством обмена его сканированными копиями с подписями сторон или иным образом, без проставления подписей сторон на одном бумажном документе.

Зачастую такой порядок оформления отношений не сопровождается последующим досылом оригиналов по почте.

Является ли такой порядок заключения контракта надлежащим? Как правило, да, такой порядок является достаточным для существования контракта. Но в некоторых случаях содержание самого контракта может свидетельствовать об обратном.

Например, в нем может быть прямо указано на необходимость подписания сторонами единого документа на бумажном носителе. Или могут быть прописаны особые условия обмена юридически значимыми сообщениями, которые требуют дублировать любой документ, направленный по e-mail, путем направления оригинала по почте.

В итоге участник ВЭД может в самый важный момент (к примеру, в суде) неожиданно обнаружить для себя, что контракт является незаключенным.

Полномочия подписанта

Также нередко не уделяется внимания тому, кто подписывает контракт или отдельные заявки от имени другой стороны.

Мы имели дело с ситуациями, когда после подачи иска по контракту, подписанному от имени ответчика неким лицом, данный ответчик приходил в суд и заявлял, что не знает, кто это лицо и вообще чья подпись стоит на документе.

Мы рекомендуем:

всегда контролировать, подписывает ли контракт или иной важный документ лицо, которое по своей должности может действовать от имени компании без доверенности;
требовать предоставить доверенность на подписание документа, если это не так;
проверять содержание контракта на предмет наличия конкретного перечня лиц, которые могут подписывать заявки;
инициировать самостоятельно включение в контракт такого перечня.

Правила обмена юридически значимыми сообщениями

Это один из важных элементов, которые определяют правила взаимодействия и алгоритм работы с контрагентом в рамках контракта.

Когда стороны находятся в разных странах, коммуникации и обмен документами могут осуществляться по самым разнообразным каналам связи:

почта,
e-mail,
телефон,
мессенджеры (skype, whatsapp, viber) и т.д.

При взаимодействии по электронной почте или по мессенджерам, если необходимо будет в суде подтвердить факт отправки сообщений и документов, может встать вопрос, доказана ли принадлежность того или иного электронного адреса или телефона контрагенту.

Для этих целей в контракте целесообразно закреплять не только каналы связи, но также электронные адреса и телефонные номера, по которым общение будет носить официальный характер.

В рамках контракта всегда важно отдавать себе отчет, в каких случаях общение носит официальный характер, а когда – нет.

В определенных случаях те или иные документы необходимо направлять (или требовать направления от другой стороны) определенным способом и на правильный адрес.

Фиксация переписки

Даже при правильном ведении общения по контракту, к сожалению, не всегда участники ВЭД удосуживаются хранить всю переписку и все документы в надлежащем порядке.

При рассмотрении спора в суде действует правило «нет документа – нет доказательства факта».

Поэтому одним из базовых принципов работы по контракту является надлежащая система учета документов.

Фиксация нарушений и убытков

Все нарушения контрагента нужно правильно и своевременно фиксировать, если участник ВЭД рассчитывает получить за них справедливую компенсацию.

По каждому факту нужен подтверждающий документ:

отметка в накладной;
акт об обнаруженных повреждениях (с участием виновной стороны или независимых лиц);
листы простоя и т.д.

Второй важный момент – фиксация убытков.

Можно выйти в суд и со 100-процентной достоверностью доказать, что контрагент нарушил свои обязательства, но если истец не докажет, что это нарушение причинило ему ущерб и размер этого ущерба, то он не сможет ничего с ответчика взыскать.

Необходимо быть готовым представить:

претензии от третьих лиц о возмещении убытков, причиненных по вине вашего контрагента (не следует ничего оплачивать без документов, на добровольной основе);
постановления госорганов о наложении штрафов;
все платежные документы (нет подтверждения оплаты – нет ущерба) и т.д.

Контроль исковой давности

Участнику ВЭД следует контролировать сроки давности, если он хочет защитить свои права.

В случае пропуска исковой давности сохраняется само имущественное право, но утрачивается право требовать его защиты в суде. Пострадавшая сторона не сможет принудить виновника к исполнению обязательства.

Следовательно в этом случае придется либо оставить долг на совести контрагента, либо искать иные креативные пути взыскания (взаимозачет, альтернативная мотивация для контрагента и др.).

Как практически в любом деле, сфера внешнеэкономической деятельности требует внимания к мелочам. Сохраняйте должный контроль над важными деталями при заключении внешнеэкономических контрактов, и данный подход принесет вам успех и безопасность.

Удачи в бизнесе!

Алексей Зимин
Старший юрист
Юридической фирмы «ЮРВЕСТ»

Опубликовано 03.03.2020

Как оформить пропуск на МКАД?

Как обезопасить свой бизнес при работе с Китаем?

Как проверить контрагента?

Как правильно составить контракт? Как обжаловать постановление о штрафе в Евросоюзе?

Как правильно заполнить Дозвол на перевозку?

Как получить свои деньги за неоплаченный фрахт?

Как оперативно консультироваться в ЮРВЕСТ 24/7?

Как возвратить задержанный таможней товар по административному делу?

Ространснадзор. Как избежать штрафа в размере 200 000 рублей?