Как перевозчику и экспедитору избежать ошибок при оформлении договоров перевозки в электронной форме

Оказывая международным перевозчикам помощь по взысканию задолженности с российских контрагентов за неоплаченные фрахты, мы регулярно сталкиваемся с ошибками, которые возникают при оформлении отношений путем электронного документооборота.

Такие ошибки не только усложняют процедуру взыскания задолженности, но и часто делают ее невозможной.

Ранее мы представляли вашему вниманию основные рекомендации по оформлению договора перевозки. В рамках данной публикации мы разберем типичные ошибки, допускаемые перевозчиками и экспедиторами при электронном оформлении договорных отношений.

ОСНОВНЫЕ ОШИБКИ при электронном оформлении договорных отношений следующие:

— Пересылка документов происходит с неидентифицированного адреса электронной почты.

Нередко, при возникновении споров об оплате оказанных транспортно-экспедиционных услуг одна из сторон заявляет, что спорную заявку на перевозку она не направляла. E—mail, c которого пришла заявка ей не принадлежит;

— Документы подписываются лицом, чьи полномочия не подтверждены надлежащим образом. Это другая уловка, которой пользуются недобросовестные контрагенты. При возникновении подобных споров недобросовестный контрагент может заявить о том, что заявку на перевозку он не подписывал, указанный в заявке сотрудник в его организации не работает;

— Условия договора перевозки согласовываются через переписку в Skype или другие «мессенджеры».

Данный случай — это «отдельная история», поскольку такие договоренности, как правило, не заканчиваются оформлением каких-либо документов.

При возникновении споров у обманутой стороны, как привило, отсутствуют для суда надлежащие доказательства имевших место правоотношений.

Во избежание возникновения подобных ситуаций, РЕКОМЕНДУЕМ при оформлении отношений с контрагентами в электронной форме соблюдать следующие правила:

Заключать «в бумажном виде» рамочный договор на оказание транспортных (экспедиционных) услуг, в котором отдельно прописать возможность обмена документами в электронной форме.

В таком договоре следует:

— согласовать адреса электронной почты для обмена документами в электронной форме;

— определить круг лиц, уполномоченных на направление заявок и ведение электронной переписки (указать их фамилии, имена, должности, контактную информацию для связи);

— утвердить форму заявки на соответствующие услуги.

При этом, при поступлении заявки не забывайте проверить ее на предмет соответствия согласованной форме, и обращайте внимание на то, имеется ли в поступившей заявке «привязка» к заключенному договору (номер и дата заключения договора).

В качестве дополнительной гарантии стороны могут обменяться образцами оттисков печатей (штампов), которыми могут удостоверяться заявки.

При отсутствии рамочного договора «в бумажном виде» можно обезопасить себя следующими способами:

— в договоре (заявке) на разовую перевозку прописать, что стороны согласны на обмен документами в электронном виде, указать электронные адреса обмена;

— потребовать подписание договора (заявки) на перевозку либо руководителем организации, либо лицом, чьи полномочия подтверждены доверенностью.

При этом, не забудьте потребовать копию документа, подтверждающего полномочия руководителя, либо доверенности и паспорта такого лица.

3. Исключить оформление договоров и заявок через Skype или другие мессенджеры, поскольку на практике такой способ имеет крайне высокую степень риска.

Следуя этим простым рекомендациям, вы сможете выявить неблагонадежных контрагентов еще на стадии оформления договорных отношений.

Если же вы всё-таки оказались в одной из ситуаций, описанных в данной статье, не отчаивайтесь! В ряде случаев возникшую проблему можно решить, хотя это и потребует значительных усилий.

Помните, что срок обращения в суд с иском о взыскании задолженности за неоплаченный фрахт составляет 1 (один) год.

Более подробно о секретах безопасного выполнения международных перевозок Вы узнаете в нашей группе «ЗАЩИТА МЕЖДУНАРОДНЫХ ПЕРЕВОЗЧИКОВ» в Facebook и В Контакте, в еженедельно обновляемых разделах Вопрос-Ответ и Публикации на нашем сайте, а также на мастер-классе в Минске 15 марта 2018 года.

Удачи на дорогах!

Мария Маркелова
Юрист
Юридической фирмы «ЮРВЕСТ»

Опубликовано 30.01.2018

Как оформить пропуск на МКАД?

Как обезопасить свой бизнес при работе с Китаем?

Как проверить контрагента?

Как правильно составить контракт? Как обжаловать постановление о штрафе в Евросоюзе?

Как правильно заполнить Дозвол на перевозку?

Как получить свои деньги за неоплаченный фрахт?

Как оперативно консультироваться в ЮРВЕСТ 24/7?

Как возвратить задержанный таможней товар по административному делу?

Ространснадзор. Как избежать штрафа в размере 200 000 рублей?