Как в бизнесе юридически правильно договариваться через сообщения, звонки и электронную почту?

В сегодняшнем быстро меняющемся мире, где всё большее значение приобретают электронные средства связи, транзакции или нюансы их закрытия обсуждаются с помощью электронной почты, смартфонов, различных онлайн—приложений.  

В различных сферах бизнеса партнеры по сотрудничеству привыкли к общению разными способами. Бывает, что нужно быстро договориться о нюансах ведения сделки, но приезжать ради каких-то незначительных вещей друг другу в офис, чтобы документально всё зафиксировать (особенно если Вы и Ваш партнёр находитесь в разных городах или странах) просто невозможно. По этой причине нередко нюансы сделок оговариваются устно.  

Мы всегда за то, чтобы бизнес было вести просто, чтобы он развивался без лишних затрат, без лишних усилий и сложностей. И, конечно, для коммуникации и в бизнесе можно использовать тот канал связи, который для Вас наиболее удобен. 

Однако так уж сложилось, что слишком часто мы встречаемся с проблемами, когда в суде стороны не имеют доказательств своей правоты, а всё потому, что их телефонные разговоры, сообщения, электронные письма — не имеют юридической силы.  

Так как же придать юридическую силу, например, сообщению в WhatsApp?! 

Ответ: использование каналов связи необходимо прописывать в договоре! 

В соответствии с данным общим принципом рекомендуем руководствоваться следующими простыми правилами: 

1. Заранее продумывайте, как для обеих сторон будет возможным и удобным осуществлять коммуникацию.

По разным причинам условия договора иногда меняются, например сроки поставки или оплаты товара, поэтому в идеальном варианте необходимо подписать дополнительное соглашение, но не всегда есть возможности это реализовывать, например, нет времени.  

2. Внесите в договор отдельный пункт о коммуникации с партнёром, указав контактную информацию (номер телефона,e—mail, адрес и т.д.).  

Здесь также укажите дополнительную контактную персону, с которой, возможно, будет вестись коммуникация, например бухгалтер или менеджер по продажам. Укажите так же его контактные данные. 

3. Прописывая в договоре каналы связи, в скобках обязательно указывайте конкретные адреса электронной почты, конкретные номера телефонов для коммуникации, например, через приложения WhatsAppилиViber.  

Даже если Вы договариваетесь в переписке или по телефону не с уполномоченным лицом, вы сможете ссылаться в последующем на то, что вели переговоры о том или ином вопросе по каналу связи, согласованному в договоре между сторонами. 

4. Общайтесь по электронной почте, указанной в пункте договора о каналах связи, а не просто в реквизитах. 

Если партнер просит Вас слать информацию на новый электронный адрес, который не указан в договоре, высылайте его как копию сообщения, добавив тот адрес, который был указан в договоре. А лучше занесите его в договор как дополнение. 

5. Если общаетесь с партнёром по телефону, добивайтесь дополнительного подтверждениядоговоренностей, которые были достигнуты устно.

После телефонного звонка направьте письмо по электронной почте, указанной в договоре, указав, о чём был разговор, и о чём вы договорились. Убедитесь, чтобы Вам ответили подтверждением. 

Это простые, но очень эффективные методы для того, чтобы придать юридическую силу Вашим договорённостям и избежать многих проблем в бизнесе! 

Для того, чтобы быть полностью уверенным в том, что взаимодействовать с контрагентом вам будет не только удобно, но и безопасно, Вы всегда можете обратиться за помощью в составлении контракта, в том числе в сфере ВЭД, к опытным и профессиональным юристам, либо получить консультацию о том, какие каналы связи можно безопасно использовать в рамках уже подписанного ранее контракта. 

Удачи в бизнесе! 

Юрий Никульцов 
Основатель и председатель Рижского третейского суда 
Партнёр Юридической фирмы «ЮРВЕСТ 

Опубликовано 15.12.2020

Оформление пропуска на МКАД

Как обезопасить свой бизнес при работе с Китаем?

Как проверить контрагента?

Как обжаловать постановление о штрафе в Евросоюзе?

Как правильно заполнить Дозвол на перевозку?

Как получить свои деньги за неоплаченный фрахт?

Как оперативно консультироваться в ЮРВЕСТ 24/7?

Как возвратить задержанный таможней товар по административному делу?

Ространснадзор. Как избежать штрафа в размере 200 000 рублей?

Как получить сертификат о форс-мажорных обстоятельствах в Китае / Евросоюзе?

Как проверить запреты и ограничения при транзите и импорте товаров?

Как на 30% снизить расходы своей компании на ВЭД?

Санкционный аудит. Как вывести продукт на рынок США?

Как зарегистрировать товарный знак в ТРОИС?

Как обжаловать решение таможни о классификации товара?

Как получить предварительное классрешение?

Как правильно составить внешнеторговый контракт?

Как избежать крупный штраф за нарушение валютного контроля?