Jak przewoźnik i spedytor może uniknąć błędów podczas przygotowania umowy przewozu w postaci elektronicznej

Podczas okazywania pomocy przewoźnikom międzynarodowym w ściągnięciu od rosyjskich kontrahentów długu za niezapłacony fracht, stale widzimy błędy, które powstają podczas przygotowania biznesowych dokumentów w postaci elektronicznej, które mają potwierdzić stosunki prawne między partnerami. Błędy te nie tylko utrudniają procedurę odzyskania długu lecz czasami nawet to uniemożliwiają.

Przedtem zaprezentowaliśmy podstawowe zalecenia odnośnie sporządzenia umowy przewozu. W ramach niniejszej publikacji przestawimy typowe błędy popełniane przez przewoźników i spedytorów podczas sporządzania umów w postaci elektronicznej.

Oto podstawowe błędy popełniane podczas elektronicznego przygotowania umów:

wysyłanie dokumentów następuje z niezidentyfikowanego adresu poczty elektronicznej. Dość często w przypadku powstania sporów dotyczących zapłaty za wykonane usługi transportowo-spedycyjnej jedna ze stron oświadcza, że nie składała zamówienia na sporny przewóz, ponieważ e-mail, z którego było wysłane zamówienie wcale do niej nie należy;
dokumenty zostały podpisane przez osobę, której pełnomocnictwo nie zostało potwierdzone we właściwy sposób. Jest to kolejny wykręt, z którego korzystają nieuczciwi kontrahenci. W przypadku powstania tego rodzaju sporów nieuczciwy kontrahent może oświadczyć, że nie podpisał zamówienia na przewóz, a wymieniony w zamówieniu pracownik nie pracuje w jego firmie;
warunki umowy są uzgadniane w korespondencji prowadzonej w Skype lub innych messengerach. Ten przypadek to zupełnie odrębna historia, ponieważ tego rodzaju uzgodnienia zazwyczaj nie kończą się podpisaniem jakichkolwiek dokumentów. W przypadku powstania sporu, strona oszukana najczęściej nie może przedstawić w sądzie żadnych dowodów.

Aby uniknąć tego rodzaju problemów oraz innych nieprzyjemności chcemy przekazać firmom transportowo-spedycyjnym kilka zaleceń dotyczących przygotowania biznesowych dokumentów w postaci elektronicznej, które mają potwierdzić stosunki prawne między partnerami.

1. Zawrzeć ramową umowę wykonania usług transportowych (spedycyjnych) w postaci papierowej, w której wyodrębnić możliwość wymiany dokumentów w postaci elektronicznej.

W tego rodzaju umowie należy:

uzgodnić adresy e-mailowe w celu wymiany dokumentów w postaci elektronicznej;
wyznaczyć osoby uprawnione do przesyłania zleceń i prowadzenia korespondencji;
zatwierdzić wzór zamówienia na wykonanie usługi. Jednocześnie w przypadku wpływu zamówienia nie należy zapominać o sprawdzeniu go pod względem zgodności z tym wzorem i zwrócić uwagę na to czy w zamówieniu jest powołanie się na zawartą umowę.
W charakterze dodatkowego zabezpieczenia strony mogą wymienić się wzorami odcisków pieczątek, które będą używane do potwierdzenia zamówienia.

2. Jeśli nie ma możliwości podpisania umowy ramowej w postaci papierowej, to należy zabezpieczyć się w następujący sposób:

w umowie (zamówieniu) na przewóz jednorazowy trzeba wskazać, że strony uzgodniły wymianę dokumentów w postaci elektronicznej i wymienić adresy e-mail;
zażądać aby umowa (zamówienie) na przewóz podpisał szef firmy albo osoba posiadająca stosowne pełnomocnictwo. Jednocześnie nie należy zapominać o tym, aby druga strona okazała pełnomocnictwo i dowód (paszport) osoby uprawnionej.

3. Bezwzględnie nie zalecamy sporządzania umowy i przyjmowania zamówień za pomocą Skype lub innych messengerów ponieważ tego rodzaju sposób posiada w praktyce szczególnie wysoki stopień ryzyka. Nawet przesłanie dokumentów w ten sposób zawiera duże prawdopodobieństwo braku zapłaty.

Stosując się do tych zalecań możecie wykryć niepewnego kontrahenta już na etapie przygotowania dokumentów. Czujność nie sprawi, że będzie pracować za darmo.

Jeśli jednak okażecie się w jednej z opisanych sytuacji nie trzeba tracić nadziei.

W wielu przypadkach problem można rozwiązać choć będzie to wymagało znacznego wysiłku. Nie należy zapominać, że termin przedawnienia zwrócenia się do sądu z pozwem o ściągnięcie należności za niezapłacony fracht wynosi jeden rok.

Więcej informacji o bezpiecznym wykonywaniu przewozów międzynarodowych możecie Państwo uzyskać w naszej grupie OBRONA PRZEWOŹNIKÓW MIĘDZYNARODOWYCH na Facebooku i Vkontakte oraz na naszej stronie w odnawianych co tydzień działach Pytania-Odpowiedzi i innych naszych publikacjach

Maria Makiełowa
Prawnik
Kancelaria prawna URVEST

Data publikacji 30.01.2018

Как оформить пропуск на МКАД?

Как обезопасить свой бизнес при работе с Китаем?

Как проверить контрагента?

Как правильно составить контракт? Как обжаловать постановление о штрафе в Евросоюзе?

Как правильно заполнить Дозвол на перевозку?

Как получить свои деньги за неоплаченный фрахт?

Как оперативно консультироваться в ЮРВЕСТ 24/7?

Как возвратить задержанный таможней товар по административному делу?

Ространснадзор. Как избежать штрафа в размере 200 000 рублей?

Как получить сертификат о форс-мажорных обстоятельствах в Китае / Евросоюзе?